総務職向け：備品管理・出退勤チェックをAIで自動化

〜「誰が何を使っている？」「打刻漏れは？」の確認工数をゼロへ〜

総務部門は、企業活動を円滑に回すための"縁の下の力持ち"です。

社員の働きやすさを支えるために、多岐にわたる業務を担っていますが、次のような課題に日々直面していませんか？

• 備品の貸出・返却状況を手作業で台帳管理している
• 消耗品の在庫確認に定期巡回が必要
• 出退勤チェックや打刻漏れの確認が毎朝ルーチン化
• 全社的な業務連絡に確認・返信の手間がかかる

このような"定型業務"こそ、AIの活用により自動化・省力化の余地が大きい領域です。

本記事では、総務の代表的業務である「備品管理」と「出退勤チェック」に焦点を当て、AIを活用した効率化の実践方法をご紹介します。

備品管理をAIで効率化する方法

① 備品の貸出・返却を自動トラッキング

AIと連携したQRコード／RFIDタグを各備品に付けることで、貸出時や返却時に自動で記録されます。

• 社員証やスマホでQRを読み取れば、誰がいつ何を借りたかが自動記録
• 返却予定日を過ぎた場合は、リマインド通知を自動送信

✅ 効果： 台帳の手入力が不要になり、備品紛失・滞留も減少

② 在庫状況の可視化と自動補充アラート

AIは在庫変動パターンを学習し、消耗品の使用傾向や残量低下のタイミングを予測。

「用紙が残り10％」「電池が月末に不足する可能性」などを事前に通知します。

✅ 効果： 巡回・目視確認が不要に。"気づいたら在庫切れ"がなくなる

③ 利用傾向の分析によるコスト削減提案

AIがログを分析し、「使われていない備品」「高頻度使用の部署」「返却が遅れがちなユーザー」などをレポート化。ムダの可視化と改善提案につながります。

出退勤チェックをAIで自動化する方法

① 打刻漏れ・遅刻の検知とリマインド

AIが出退勤ログと社内行動データ（PC起動・Wi-Fi接続など）を突合し、「打刻漏れの可能性」を自動検出。Slackやメールで個別にリマインド通知を送ることができます。

✅ 効果： 管理者が一覧でチェックしなくても、ミスを自動是正

② 勤怠異常の傾向分析

AIは残業時間や早出回数などから、過重労働の傾向や体調不良の兆候を検知し、総務・人事にアラートを出せます。

「月末に集中する長時間残業」「突発的な欠勤増加」などのパターンも把握可能。

③ 顔認証と連携した"タッチレス打刻"

顔認証AIを使えば、出社時にカメラの前に立つだけで打刻が完了。出退勤ログは自動でクラウドに送られ、紙や打刻機は不要になります。

✅ 効果： 感染対策にも有効。物理的な作業がゼロに近づく

導入ツールの例（2025年版）

定量的な導入効果（シミュレーション例）

導入のコツと注意点

• 初期はスモールスタートがおすすめ：文具など管理しやすいカテゴリから試験運用し、慣れてから全社展開
• 通知設計に配慮すること：リマインドの頻度やタイミングを調整し、通知疲れを防ぐ
• 社員への"説明と理解促進"も重要：監視ではなく業務支援であることを周知し、納得感を持たせる

まとめ：「支える側」にもテクノロジーの追い風を

総務は企業活動を円滑に運営する"仕組みの中核"を担っています。

だからこそ、人の力ではなくAIに任せられるところは任せることで、本来注力すべき業務（社内制度設計や職場環境整備など）にリソースを振り向けることができます。

✅ AI活用の主な効果

• 台帳やチェック作業の"ゼロ化"
• リアルタイムな状況把握
• ミス防止と労務トラブルの予防
• 管理負担を減らし、企画業務へ時間をシフト

「効率よく、気づける総務」を実現するための第一歩として、AIによる備品管理・出退勤チェックの自動化は、有力な選択肢です。

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